Webbasiertes Veranstaltungsmanagement – Zukunft oder Realität?

In den letzten Jahren hat die Komplexität und Geschwindigkeit des Veranstaltungsmanagements drastisch zugenommen. In Verbindung mit dem zunehmenden Kostendruck und der fortschreitenden Personalreduktion führt die zu einer angespannten Situation im Marketing: Immer mehr Veranstaltungen müssen in immer kürzerer Zeit, zu reduzierten und transparenten Kosten geplant, durchgeführt und ausgewertet werden. Einen möglichen Lösungsansatz bietet das webbasierte Veranstaltungsmanagement:

Beschreibung des webbasierten Veranstaltungsmanagements:

Im Rahmen dieser Outsourcing-Lösung werden die verfügbaren Messe- und Präsentationssysteme des Kunden sowie alle für Veranstaltungen benötigten Werbemittel und Broschüren in einem zentralen Lager eines Dienstleisters eingelagert, inventarisiert und gewartet. Die Systeme, Werbemittel und Broschüren werden anschließend in einer auf den Kunden zugeschnittenen, webbasierten Portallösung erfasst und mit Detailfotos abgebildet.

Diese Portallösung steht allen freigegebenen Mitarbeitern zur Betrachtung der verfügbaren Marketing-Materialien (Informationsplattform) und zur Planung und Buchung von Events (Bestellplattform) zur Verfügung. Dabei sollte die Portallösung über umfassende Usergruppen verfügen, so dass den Mitarbeitern verschieden Rechte zugeordnet werden können. Im Sinne eines Workflow-Managements sollten zudem Bestellungen z.B. von regionalen Vertriebsmitarbeitern möglich sein, die jedoch erst nach elektronischer Freigabe der Vertriebsleitung ausgeführt werden. Dies reduziert die Belastung der zentralen Stellen bei gleichzeitiger Erhöhung der Kontrolle über die Veranstaltungen.

Für die ausgeführten Bestellungen übernimmt der Dienstleister die komplette Logistik. D.h. er lagert die Messe- und Präsentationssysteme sowie Werbemittel ordnungsgemäß ein und repariert diese bei eventuellen Beschädigungen. Die Bestände meldet er auf Wunsch regelmäßig zurück oder überträgt diese direkt in das ERP-System des Kunden für den Jahresabschluss. Im Rahmen der Outbound-Logistik versendet der Dienstleister die elektronisch bestellten Messesysteme und Werbemittel zu der entsprechenden Veranstaltung. Nach der Veranstaltung holt der Dienstleister die Element ab, reinigt, kontrolliert und wartet diese, damit sie für den nächsten Einsatz zur Verfügung stehen. Darüber hinaus bieten einige Dienstleister einen Aufbauservice zu Festpreisen (Flat-Rate) an. Hierbei werden die gewünschten Messesysteme und Werbemittel zur Veranstaltung vom Personal des Dienstleisters angeliefert und professionell aufgebaut. Nach der Veranstaltung baut der Dienstleister alle Systeme ordnungsgemäß ab und transportiert diese zurück ins Lager.

Worauf sollte man achten:

Besuchen Sie den Dienstleister vor Ort. Schauen Sie sich seine Lager und Werkstätten an. Lassen Sie sich den Fuhrpark des Dienstleisters zeigen und erkundigen Sie sich, ob die Aufbauten mit eigenem geschultem Personal und nicht mit externen oder freien Mitarbeitern durchgeführt werden. Nur so können Sie eine hohe Qualität Ihrer Messen sicherstellen und eventuelle Ausfälle vermeiden. Die Portallösung bildet die Schnittstelle zwischen Ihnen und dem Dienstleister, die Wartung und Pflege der Lösung ist daher erfolgskritisch. Lassen Sie sich die Programmierer im Hause des Dienstleisters vorstellen – externe Dritte bieten hier umfangreiche Sicherheitsrisiken.

Erweiterungen des webbasierten Veranstaltungsmanagements:

* Insbesondere größere Dienstleister bieten Ihren Kunden ein Pool an ausgewählten Messe- und Präsentationssystemen zur kostenlosen Miete an. D.h. der Kunde benötigt lediglich seine individuellen Grafiken, die Messe- und Präsentationssysteme bekommt er zu jeder Veranstaltung kostenlos gestellt. Dies ist mehr als eine Marketing-Aktion. Der Anbieter ist hierbei besser in der Lage die Qualität der Systeme zu gewährleisten, er kann schneller auf Beschädigungen reagieren und kann zudem seine Monteure gezielter auf die Systeme schulen.

* Integrierte Dienstleister mit eigener Digitaldruckerei bieten zudem Graphic-on-Demand an. Dabei müssen die Grafiken für die Präsentationssysteme nicht „auf Vorrat“ produziert werden. Im Fall eines Kapazitätsengpasses aufgrund hoher Veranstaltungsdichte wird die fehlende Grafik just-in-time nachproduziert. Damit kann man die anfänglichen Investitionen gering halten und investiert nur bei Erfolg der Veranstaltungen.

Vorteile des webbasierten Veranstaltungsmanagements:

* Konzentration des eigenen Personals auf Kernkompetenzen
* Professionelle Handhabung der Messe- und Präsentationssysteme sowie Werbemittel
* Reduktion des Bestands an Messe- und Präsentationssystemen, da alle Mitarbeiter auf den gleichen Systempool zugreifen
* Professioneller Aufbau der Messe- und Präsentationssysteme zu günstigen Preisen, da insbesondere große Dienstleister Degressionseffekte nutzen

Nachteile des webbasierten Veranstaltungsmanagements:
* Mögliche Abhängigkeit vom Dienstleister
* Möglicher Kompetenzverlust

Der Autor:
Dr. Christian Coppeneur-Gülz ist Geschäftsführer der WWM, dem führenden Anbieter im Bereich des webbasierten Veranstaltungsmanagement. Auf Basis der myWWM Softwarelösung betreut die WWM heute weit über 100 Portallösungen mit mehr als 10.000 registrierten Nutzern und über 3000 Veranstaltungen jährlich. Dabei bietet die WWM Ihren Kunden kostenlose Messe- und Präsentationssysteme an und erzielt damit für Ihre Kunden Kostenreduktion von bis zu 30%. Aktuell sind Basis-Lager in Deutschland, Belgien, Holland und der Schweiz verfügbar. www.wwm.de

Buchtip:
ASP für kleine und mittlere Unternehmen
Dr. Christian Coppeneur-Gülz
Datakontext Verlag,
360 Seiten, 1. Auflage, Deutsch
ISBN-10: 3895773972